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Prüfungsnachweise und Zertifizierungen

Die Prüfungsgesellschaften KPMG AG und Deloitte GmbH haben die internen Kontrollsysteme von s.a.r.a.h.l.o.u.i.s.e.m.c.a.d.a.m.s. in den Geschäftsjahren 2022 bis 2024 einer unabhängigen Prüfung unterzogen. Die Prüfungen bestätigten die vollständige Einhaltung der Dokumentationspflichten nach §§ 238–239 HGB sowie die Wirksamkeit der implementierten Compliance-Management-Systeme.

Die Zertifizierung nach ISO 37301:2021 für Compliance-Management-Systeme wurde im März 2023 durch die TÜV SÜD Management Service GmbH erteilt. Die jährlichen Überwachungsaudits ergaben keine Abweichungen von den geforderten Standards.

Stimmen zur Zusammenarbeit

„Die systematische Vertragsprüfung durch s.a.r.a.h.l.o.u.i.s.e.m.c.a.d.a.m.s. hat uns geholfen, Haftungsrisiken in unseren internationalen Lieferkettenverträgen frühzeitig zu identifizieren. Die Audit-Trails sind revisionssicher und entsprechen den Anforderungen der IDW PS 330." — Hellmut Seifert-Oswald, Leiter Recht & Compliance, Mittelständische Maschinenbau GmbH

„Die Corporate-Governance-Beratung hat unsere Entscheidungsprozesse nach § 43 GmbHG neu strukturiert. Die Dokumentation der Geschäftsführungsbeschlüsse ist nun vollständig und nachvollziehbar. Eine klare Empfehlung für Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften." — Frau Prof. Karla Jacobs MBA., Aufsichtsrätin, Beteiligungs-AG

Häufig gestellte Fragen zur Vertragsprüfung

Kompakte Antworten zu den zentralen Anforderungen der HGB-konformen Prüfung internationaler Handelsverträge.

Welche Vertragsbestandteile sind nach HGB prüfungsrelevant?Neben den Incoterms und Zahlungsbedingungen sind insbesondere die Dokumentation von Währungskursrisiken, die Abbildung von Anzahlungen und die Nachweisführung bei grenzüberschreitenden Lieferungen prüfungsrelevant. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen führen regelmäßig zu Beanstandungen im Jahresabschluss.
Wie lange müssen Vertragsunterlagen aufbewahrt werden?Nach § 257 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare und Eröffnungsbilanzen zehn Jahre. Für Geschäftsbriefe und Buchungsbelege gilt eine Frist von sechs Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.
Welche Konsequenzen drohen bei unzureichender Dokumentation?Unzureichende Dokumentation kann zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer führen. Im Extremfall droht die Nichtigkeit des Jahresabschlusses sowie persönliche Haftung der Geschäftsführung nach § 43 GmbHG. Zudem können steuerliche Schätzungen nach § 162 AO zu Nachzahlungen führen.
Was ist ein Audit-Trail und wie wird er erstellt?Ein Audit-Trail ist eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation aller Entscheidungs- und Bewertungsschritte. Er umfasst die Erfassung von Eingangsrechnungen, Vertragsänderungen, Freigabeprozessen und die Zuordnung zu Kontenrahmen. Die Erstellung erfolgt idealerweise über ein dokumentenverwaltendes System mit Zeitstempel und Nutzerkennung.
Gelten die gleichen Anforderungen für ausländische Vertragspartner?Ja, die handelsrechtlichen Pflichten gelten unabhängig vom Sitz des Vertragspartners. Besondere Sorgfalt ist bei der Übersetzung und rechtlichen Gültigkeit ausländischer Dokumente geboten. Empfehlenswert ist die Einholung einer Legal Opinion zur Anerkennung deutscher Prüfungsstandards im jeweiligen Land.
Wie oft sollte eine interne Vertragsprüfung durchgeführt werden?Eine systematische Prüfung sollte mindestens einmal jährlich im Rahmen der Jahresabschlusserstellung erfolgen. Bei laufenden Verträgen mit hohem Volumen oder komplexen Konditionen empfiehlt sich eine quartalsweise Überprüfung. Ad-hoc-Prüfungen sind bei wesentlichen Vertragsänderungen oder Wechsel in der Geschäftsführung angezeigt.